Un programma che calcola i compensi dei collaboratori dai file delle società mandanti
I file di tre società entrano in un solo lavoro, il tariffario fa i conti e a mano restano solo le righe che le regole non coprono. Il calcolo del mese passa da 8-10 giorni a 2-3 ore, revisioni comprese.
- Cliente
- Phoenix Solutions SRLS
- Settore
- Recupero crediti · Palermo
- Servizi
- Sviluppo Web & App · UI/UX & Design System
Il contesto
Phoenix Solutions SRLS è uno studio di recupero crediti di Palermo che lavora per più società mandanti, con esattori domiciliari e phone collector. Ogni mese le società mandano l'elenco delle pratiche lavorate e lo studio deve ricavarne quanto spetta a ciascun collaboratore. Prima di Compensi il conto si faceva a mano su fogli Excel, riga per riga, e prendeva 8-10 giorni. M's Works ha scritto per loro un programma per Windows che fa il calcolo e lascia alle persone solo i casi da decidere.
Il problema
Ogni società manda i file in un formato suo: tracciati CSV a campi fissi, estratti conto in PDF uno per nominativo, prospetti di riepilogo.
La stessa persona ha un codice diverso presso ogni società, e a volte lo stesso codice è scritto in più modi.
La percentuale dipende dalla società, dal contratto, dal ruolo del collaboratore e da come è stato pagato il debito, in denaro o con cambiali.
Storni e chiusure dei piani di rientro danno righe negative e conguagli, proprio dove a mano ci si sbaglia più facilmente.
Nessun riscontro diceva se la somma calcolata tornava con i totali dichiarati dalle società.
Ogni scelta ha un vincolo dietro
Il vincolo
Tre formati diversi, nomi dei file che cambiano da un mese all'altro, e uno dei formati è un PDF per ogni nominativo.
La scelta
Il formato si riconosce dal contenuto: l'intestazione del tracciato, le tabelle dell'estratto conto, la prima riga del prospetto. Le colonne si cercano per nome e le tabelle dei PDF si ricostruiscono dalla posizione del testo sulla pagina.
Perché
Riconoscere i file dal nome funzionava finché qualcuno non ne rinominava uno, e leggere le colonne per posizione si sarebbe rotto al primo riordino del gestionale di una società. Appena importati i file, il programma confronta la somma letta con il totale scritto in coda: se non quadra lo dice subito, prima che si cominci a correggere.
Il vincolo
Alcune righe non si possono pagare con la tariffa: un conguaglio su un piano già riconosciuto, un codice titolo mai visto, una riga senza collaboratore.
La scelta
Quello che il tariffario non copre va fra le righe da controllare, con il motivo scritto accanto. L'approvazione di una riga resta legata all'importo che aveva: se una regola cambia e l'importo si sposta, la riga torna da controllare.
Perché
Sistemare da solo questi casi avrebbe reso il programma più automatico in apparenza, ma l'errore sarebbe venuto fuori alla consegna del prospetto, davanti al collaboratore. Quando si tratta dei soldi delle persone il programma calcola e segnala, e la decisione resta a chi lavora.
Il vincolo
Chi fa i conti viene da anni di Excel, e una correzione spesso vale per decine di righe insieme.
La scelta
La revisione si fa in una griglia che si seleziona come un foglio di calcolo: trascinando, con Maiusc e le frecce, incollando una colonna da Excel. Prima di applicare una correzione il programma mostra il compenso prima e dopo, e ogni modifica si annulla con Ctrl+Z.
Perché
Una scheda da aprire per ogni riga, la forma più comune di un gestionale, sarebbe stata più lenta dei fogli che doveva sostituire. Quando si cambia l'aliquota di righe calcolate da una regola, il programma chiede se vale solo per quelle righe, per tutta la regola o per un contratto solo, e per ciascuna strada dice di quanto cambiano i compensi.
Il vincolo
Elenchi e compensi contengono dati personali di debitori e collaboratori, e il lavoro si fa su un computer dell'ufficio, a volte su un altro.
La scelta
Un programma per Windows che tiene tutto sul computer: si installa senza diritti di amministratore, scrive ogni modifica appena fatta e porta i dati su un altro PC con una chiavetta USB.
Perché
Un servizio online avrebbe messo quei dati sul server di qualcun altro, con un fornitore in più che tratta dati personali, per un lavoro che una persona fa una volta al mese. Ogni salvataggio scrive prima un file temporaneo e poi lo sostituisce, così nemmeno un blackout a metà rovina il mese.
Cosa abbiamo costruito
I file del mese, in un colpo
Si trascinano nella finestra lo zip o i file sciolti delle tre società: il programma li legge insieme e dice subito se la lettura quadra con i totali dichiarati.
Solo le righe da controllare
Aprendo un mese si vedono le righe che hanno bisogno di una persona, ciascuna con il motivo. Mentre si scrive in una cella, un riquadro dice come cambia il compenso.
Tariffario con anteprima
Le regole si scrivono per società, contratto, ruolo e tipo di incasso, e vince la più specifica. Prima di salvare una modifica si vedono le righe che cambiano e i nuovi totali.
I documenti da consegnare
Con un comando arrivano il foglio Excel e i PDF, con i totali per collaboratore, per società e per tipo di operazione. Il prospetto di un solo collaboratore si salva a parte.
L'archivio dei mesi
Ogni mese resta con i file originali, il foglio prima e dopo le correzioni, il registro di cosa è cambiato e quando, e le voci già programmate per i mesi che verranno.
Le schermate
Le schermate sono fatte con dati inventati: nomi, codici, aliquote e importi non sono quelli del cliente.
Il risultato
2-3 ore
per chiudere i compensi del mese, revisioni comprese. Prima servivano 8-10 giorni di lavoro a mano.
96,3%
delle righe dei fogli compilati a mano riprodotte al centesimo dal tariffario, prima di usarlo sui mesi nuovi. Le differenze erano conguagli, che ora vanno da soli fra le righe da controllare.
Ogni lettura confrontata al centesimo con i totali dichiarati dalle società.
Nessuna riga corretta in silenzio: ogni caso dubbio arriva a una persona con il suo motivo.
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